La forma en la que las empresas controlan los fichajes de sus empleados lleva tiempo siendo uno de los temas más controvertidos por parte del Gobierno. En el año 2019, un cambio en la normativa obligaba a las empresas a guardar en un soporte físico los registros de entrada y de salida. Una medida que buscaba asegurar el cumplimiento de los horarios de trabajo, pero que, cuando estamos a punto de llegar 2025, ya ha quedado desfasada.
El Anteproyecto de Ley que el Gobierno presentó a la CEOE y a los sindicatos a principios del presente 2024 resumía la intención del gobierno de dibujar una nueva normativa en esta materia. La intención era clara: ofrecer un marco legal mucho más transparente con los trabajadores, que fueran conscientes de cuáles eran sus derechos y obligaciones en materia laboral. Un escenario que ha ido avanzando hacia delante y que, ahora, está a punto de cambiar para siempre el sistema de fichajes. Muy pronto, las empresas van a tener que invertir en un software de control horario con el que cumplir con el registro de jornada digital obligatorio.
Una medida clave para aprobar la reducción de jornada
Yolanda Díaz, actual ministra de Trabajo, lleva tiempo reuniéndose con representantes de los trabajadores y sindicatos para aprobar una de las leyes clave para la presente legislatura: la reducción de la jornada laboral. Una medida que afectaría a todos los trabajadores de nuestro país y que tiene la intención de pasar de las 40 horas semanales actuales hasta alcanzar las 37,5 horas semanales, fijadas como objetivo.
Pese a que todavía no se ha aprobado oficialmente, aunque cada vez estamos más cerca de ello, ya es necesario prepararse para entonces. De manera paralela a las negociaciones que se están llevando para alcanzar el ya mencionado objetivo, surge una segunda cuestión: la necesidad de incorporar un sistema de control horario digital que sea obligatorio para todas las empresas.
Con él, Inspección de Trabajo se asegurará de que todos los miembros de una empresa trabajen las 37,5 horas que marque la nueva ley. Por lo tanto, ya no estará permitido el papel, como ocurría hasta ahora. Además, también será obligatorio que este sistema se pueda consultar en remoto por parte de Inspección de Trabajo, sin necesidad de tener que desplazarse hasta las oficinas. Lo que permitirá una mayor cantidad de inspecciones y un sistema mucho más eficiente de control.
Cómo funcionará
La nueva ley requerirá disponer de un servicio de registro horario digital con carácter obligatorio, prohibiendo el uso del papel para realizar el registro correspondiente. Además, la normativa no solo ha tenido en cuenta estas prohibiciones, también intensificará las sanciones por incumplimiento del mismo. Hasta ahora, la sanción máxima por no cumplir con ello era de 7.500€. Mientras que una vez entre en vigor este nuevo sistema, las sanciones ascenderán hasta alcanzar los 10.000€. Una cifra lo suficientemente importante como para que la inversión en un software que se adapte a la ley y nos permita cumplir con el marco existente. Otro cambio importante en el sistema de sanciones es que las mismas ya no serán por empresa, sino que pasarán a ser por trabajador. Por lo que la cuantía total se podría multiplicar exponencialmente por cada trabajador que conforme nuestra plantilla.
Sin posibilidad de manipular el sistema
El Gobierno lleva tiempo trabajando en que los sistemas que utilizan las empresas reflejen la realidad de las mismas y no se puedan manipular. Ya lo hizo en los sistemas de software empresarial y ahora está haciendo lo propio con el software que permite el control de fichajes. Y seguro que no es el último cambio que vamos a ver similar durante los próximos años.
Los registros en papel ya no van a ser válidos, por su falta de fiabilidad, y la Agencia Española de Protección de Datos no permite los sistemas biométricos por cuestiones de seguridad. Por lo que todo pasa a partir de ahora por una solución informática que tenga en cuenta todo lo requerido por parte de este nuevo marco legal. Reduciendo cualquier riesgo de recibir una inspección de trabajo que pueda comprometer la estabilidad económica de nuestro negocio.
