En una era en la que los datos ocupan cada vez más espacio, es necesaria una gestión eficaz de los archivos. Ya sea autónomo, empresario o directivo, sabe lo complicado que puede llegar a ser. Por eso, muchas empresas optan por crear PDF y convertir su espacio de trabajo en un almacenamiento organizado. Para ello, utilizan herramientas en línea como PDF Guru o instalan aplicaciones de software especiales. Pero, ¿por qué el formato PDF? Vea cómo este formato se ha convertido en una solución líder para la gestión de datos.
El futuro de la gestión de documentos: Mejores prácticas y soluciones
No solo la oportunidad de crear PDF online impulsa la gestión de datos. Ahora, cuando crecen las funciones de colaboración y los negocios en línea, también se demandan medios de organización de datos. Vea cuáles son las siguientes tendencias en este ámbito:
- Organización mediante salas de datos y almacenamiento en la nube. Estas salas en línea ofrecen espacio para almacenar archivos, imágenes y documentación. Funcionan como un almacén estructurado, donde todo está organizado. A diferencia de las carpetas del PC, ofrecen una mayor organización.
- Almacenamiento colaborativo. Muchos empleados necesitan el mismo archivo al mismo tiempo. Las soluciones modernas se basan en la colaboración. Las personas pueden editar documentos en tiempo real, añadir comentarios y acceder a los archivos a través de un almacenamiento en línea.
- Preocupación por la seguridad. Con el auge del emprendimiento en línea, la seguridad es imprescindible. Los directivos buscan sistemas que les permitan proteger los archivos y ajustar los niveles de acceso. Normalmente, se utilizan contraseñas y verificación de identidad.
Por último, la cantidad de datos es cada vez mayor. Esto significa que las empresas y los particulares necesitan más espacio para almacenar papeles antiguos, acuerdos o imágenes. Y ahí es cuando la idea de hacer PDF resulta útil.
Por qué PDF sigue siendo el formato líder para la gestión de archivos
PDF está considerado el tercer formato de archivo más popular del mundo. Solo en Google Drive se crean 73 millones de nuevos archivos PDF al día. ¿Qué lo hace tan común?
Aspecto estándar
Los archivos PDF tienen el mismo aspecto en todos los dispositivos. Si su objetivo es conservar la apariencia del archivo, es la mejor solución posible. Por ejemplo, las hojas de cálculo de Excel pueden diferir de un dispositivo a otro. Normalmente, las versiones móviles recortan la hoja de cálculo y le cuesta verla. Mientras tanto, puede hacer un PDF de su hoja de cálculo. El PDF funciona como una imagen y se muestra correctamente en cualquier lugar.
Compatibilidad entre plataformas y dispositivos
El PDF también es una idea excelente para compartir archivos. Ya sea en el chat corporativo o en el correo electrónico de un cliente, puede enviar PDFs libremente a todas partes. El documento es fácil de abrir en cualquier dispositivo. A veces también se utiliza PDF para presentaciones, ya que PPTX puede ser incompatible con determinados sistemas operativos o PC.
Protección sencilla
Los archivos PDF permiten establecer contraseñas y proteger los documentos de terceros. Si a esto le añade la protección de la sala de datos, obtiene un documento bien protegido. Utilícelo para guardar datos financieros, acuerdos y otros papeles privados.
Métodos de comunicación interna
Su equipo puede dejar comentarios dentro del archivo PDF, igual que en los documentos de Google Docs o Word. Comparta ideas, haga correcciones o sugiera cambios conjuntamente. Guarde este archivo en un almacenamiento en la nube y obtendrá una herramienta de edición colaborativa sin necesidad de software adicional.
Edición sencilla
El PDF siempre se puede modificar según sus necesidades. Los editores en línea pueden ver los textos y las imágenes de su PDF y trabajar con ellos por separado. Eso es lo que diferencia a un PDF de un formato de imagen. Añada o edite texto, describa imágenes o incluso cambie datos en una hoja de cálculo.
Cómo las herramientas en línea mejoran el uso del PDF
Las herramientas en línea permiten convertir cualquier otro archivo en PDF y realizar cualquier cambio. Las empresas utilizan a diario un creador de PDF para organizar documentos y digitalizar su flujo de trabajo:
- Combine varios documentos en un solo PDF y utilícelo como un cómodo sustituto de una carpeta.
- Comprima los archivos PDF para que sus datos ocupen menos espacio. Podrá seguir abriendo el archivo siempre que lo necesite.
- Editar PDF online para añadir descripciones o anotaciones a sus imágenes y hojas de cálculo.
- Utilice el formato PDF para enviar, recibir y firmar acuerdos con una firma electrónica.
- Convertir a PDF en línea. Para ello, utilice JPG, PNG, SVG, MOBI y docenas de otros formatos de archivo.
Por último, proteja los archivos con una contraseña y no necesitará ninguna medida de seguridad adicional. Con la ayuda de editores en línea, todo esto puede hacerse en unos pocos clics. Por ejemplo, combine los materiales de una reunión de trabajo en un solo archivo PDF y envíelo a todos los miembros del equipo y a los clientes.
Reflexiones finales
El PDF no es la solución definitiva para organizar y compartir archivos. Para automatizar todos los procesos, las empresas también necesitan salas de datos fiables, sistemas de gestión de documentos y una buena organización. Sin embargo, la idea de transformar a PDF ofrece una solución interesante como formato de archivo universal para todos los dispositivos y cualquier sistema operativo.
