Un seminario empresarial es un encuentro corporativo sin igual que, sin embargo, requiere de la mayor organización y planificación posibles.
Una convención de negocios exitosa puede tener muchas ventajas, entre ellas, afianzar la relación de la empresa y sus empleados y motivarles en sus puestos de trabajo al sentirse parte de un equipo sólido. Un seminario de empresa caótico puede minar seriamente la reputación de la misma y su relación con la plantilla.
Por ello, en este post queremos darte algunos consejos para que planees un seminario de empresa de matrícula de honor.
La organización previa de un seminario de empresas, la clave del éxito
A continuación, encontrarás los principales pilares sobre los que debes construir tu convención de empresa:
- Define el propósito del seminario
Tener claro para qué se organiza dicho evento, quiénes asistirán y cuál es el presupuesto para el mismo nos permitirá delimitar bien el alcance y elegir destino, actividades y dinámicas acordes al contexto.
- Define la parte más operativa de tu seminario de empresas
Una vez tengas delimitado su alcance, cierra cuanto antes aspectos concretos como la fecha en la que se producirá el viaje, la duración en días, el número de participantes y el destino del seminario.
- Diseña el itinerario del viaje
Una vez cerrados los aspectos 1 y 2, será mucho más fácil ponerte con acciones más operativas como:
– Realizar una pequeña encuesta entre los asistentes: Esta puede ser una herramienta fantástica para que tu seminario sea un éxito. Una vez tengas identificadas una serie de actividades, realiza un pequeño sondeo entre las personas que vayan a participar y podrás saber qué actividades son más populares y cuáles menos. De esta forma, ¡te asegurarás que los asistentes quieran participar en ellas!
– Elegir el medio de transporte: Si tu seminario va orientado a directivos y managers, tendrás que decantarte por vías que les otorguen cierta flexibilidad e intimidad, como puede ser un jet privado. Si, por el contrario, se trata de un evento de una multinacional al que acudirán miles de personas, tendrás que buscar un medio de transporte masivo que te permita desplazar al máximo número de personas posible.
– Selecciona el alojamiento: Dependiendo del tipo de actividades seleccionadas, será más indicado un alojamiento en pleno centro urbano o, por el contrario, uno más ubicado en un entorno natural. Ten en cuenta que muchos complejos hoteleros cuentan ya con una amplia oferta de actividades, que pueden facilitarte la gestión.
– Detente en los detalles: es importante ser lo más minucioso posible a la hora de organizar este tipo de eventos. Piensa en un programa que abarque toda la jornada, con planes B dependiendo de la meteorología, transportes alternativos si se planean desplazamientos, actividades complementarias para “ratos muertos”, … Esto supondrá mucho más trabajo previo, pero también mucho más desahogo y tranquilidad durante el transcurso del seminario empresarial.
Durante el seminario no bajes la guardia
Es importante estar pendiente de cómo transcurre la logística del evento. Durante una convención, tendrás que cambiar el chip y pensar que la prioridad es el bienestar de quienes acuden a ella, no tanto la realización al milímetro del plan establecido.
Asegúrate de obtener feedback de los asistentes sobre cómo ha sido el transporte, el check in en el hotel, las primeras actividades, …. Eso te permitirá ser ágil y realizar modificaciones al planning si fuera necesario. Por ejemplo, si la llegada al hotel se ha retrasado ligeramente, quizás los viajeros estén algo cansados y quitar alguna actividad secundaria del programa hará que el desarrollo de la jornada sea mucho más satisfactorio.
Obtén feedback tras el seminario empresarial
La organización previa te llevó mucho tiempo, estuviste al tanto de sus necesidades durante el viaje: ahora asegúrate de analizar cómo fue la experiencia de tus empleados durante el seminario. Prepara una encuesta o evaluación en la que los asistentes puedan dar su opinión sobre los siguientes aspectos:
– La organización
– Las actividades
– El destino
– Aportar sugerencias para futuros seminarios
Con todo esto te asegurarás no sólo de que el evento de empresa haya sido un éxito, sino que harás que se sientan escuchados y, por tanto, reforzarás su sentimiento de pertenencia al equipo: ¡Los seminarios empresariales son todo ventajas!
